ПРАВИЛА ПОВІДОМЛЕННЯ ПРО ПОРУШЕННЯ ТА ЗАХИСТУ ІНФОРМАТОРІВ

В „Job Impulse Polska” Sp. z o.o. далі іменується як „Компанія” та в компаніях з Групи (Job Abroad Sp.z o.o.; Job Outsourcing Sp.z o.o.)

ТАБЛИЦЯ ЗМІН

№ з/п Видання/Дата Опис зміни
1.1/2021-12 -02…
2.2/2024-09-25Оновлення Положення у зв’язку із Законом від 14 червня 2024 року про захист викривачів.

ВСТУП

Щоб забезпечити належну роботу Компаніі і компаній з Групи, необхідно дати можливість повідомляти про спостережувану діяльність, яка не відповідає чинному законодавству, внутрішнім положенням Компаніі і компаній з Групи та/або неетичну діяльність за допомогою ефективної системи повідомлення про порушення.

Культура відкритості, чесності та різноманітності, пов’язана з виконанням Регламенту, є несхваленням протиправної поведінки або етичних стандартів, прийнятих Job Impulse Polska та компаній з Групи.

Правила визначають, як повідомляти про можливі порушення, хто і як їх перевіряє. Метою Регламенту є забезпечення прийняття, аналізу повідомлень про порушення та захисту особи, яка їх повідомляє, від репресивних заходів. Після повідомлення про порушення інформація, що міститься у повідомленні, буде розкрита лише особам, які беруть участь у розслідуванні.

Регламент щодо повідомлення про порушення та захисту інформаторів було розроблено відповідно до зобов’язань та рекомендацій, що випливають із Закону від 14.06.2024р про захист викривачів, які стосуються Директиви Європейського Парламенту та Ради (ЄС) 2019/1937 від 23 жовтня 2019 року щодо захисту осіб, які повідомляють про порушення законодавства ЄС (Офіційний вісник UE.L 305 від 26.11.2019, стор. 17 та Офіційний вісник UE.L 347 від 20.10.2020, стор. 1).

Процедура, що міститься в Регламенті, не застосовується, якщо порушення закону порушує лише права особи, яка повідомляє, або повідомлення про порушення відбувається лише в особистих інтересах заявника. У таких ситуаціях цей Регламент не виключає повідомлення про порушення під час звичайного виконання службових обов’язків безпосередньо керівникам або особам, відповідальним за певну сферу.

ВИЗНАЧЕННЯ:

1. Персональні дані – будь-яка інформація про ідентифіковану або можливу до ідентифіковання фізичну особу (“суб’єкт даних”); фізична особа, яка може бути ідентифікована – це особа, яку можна прямо чи опосередковано ідентифікувати, зокрема на основі ідентифікатора, такого як ім’я та прізвище, ідентифікаційний омер, дані про місцезнаходження, ідентифікатор в Інтернеті або один чи кілька конкретних чинників, які визначають фізичну, фізіологічну, генетичну, психічну, економічну, культурну або соціальну ідентичність фізичної особи.

2. Репресивні заходи – пряма чи опосередкована дія чи ездіяльність у контексті роботи, викликана повідомленням чи публічним оприлюдненням, яке порушує чи може порушити права інформатора чи завдає чи може заподіяти невиправдану шкоду інформатору, включаючи несправедливе порушення судового розгляду проти інформатора.

3.Комісія – уповноважена група осіб, яка займається вживанням аступних заходів та спілкуванням з інформатором.

4. Порушення – дії чи бездіяльність, яка є незаконною або спрямована на обхід закону щодо:

  • корупції
  • державних закупівель,
  • фінансових послуг, товарів та ринків,
  • протидії відмиванню грошей та фінансуванню тероризму
  • безпеки продукції та дотримання вимог,
  • транспортної безпеки,
  • захисту довкілля,
  • радіаційного захисту та ядерної безпеки,
  • безпеки продуктів харчування та кормів,
  • здоров’я та добробуту тварин,
  • громадської охорони здоров’я
  • захисту прав споживачів,
  • захисту конфіденційності та особистих даних,
  • безпеки мереж та ІТ-систем,
  • фінансових інтересів Державного казначейства Республіки Польща, одиниць місцевого самоврядування та Європейського Союзу, Внутрішнього ринку Європейського Союзу, у т.ч. публічне право
  • правила конкуренції та державної допомоги, а також корпоративне оподаткування,
  • конституційної свободи та права людини та громадянина – що виникають у взаєминах особи з органами державної влади і не належать до сфер, зазначених у пунктах вище.

5. Реєстр повідомлень – означає реєстр, що містить інформацію про всі повідомлення та порушення в Job Impulse Polska та компаніях з групи.

6. RODO – Регламент Європейського Парламенту та Ради (ЄС) 2016/679 від 27 квітня 2016 року про захист фізичних осіб щодо обробки персональних даних та про вільний рух таких даних, а також про скасування Директиви 95/46 /WE (загальне положення про захист даних).

7. Інформатор – – фізична особа, яка повідомляє про порушення закону у сфері праці, незалежно від посади, форми зайнятості або співробітництва.

8. Повідомлення – це інформація про порушення закону, подана по призначеним каналам зв’язку.

9. Особа, якої стосується повідомлення – це фізична особа, юридична особа або організаційна одиниця без правосуб’єктності, яку Закон наділяє правоздатністю, зазначеної в повідомленні чи публічному розкритті, як особа, яка вчинила порушення закону, або як особа, з якою пов’язана особа, яка вчинила правопорушення.

10. Наступні дії – означає розгляд, який проводиться у зв’язку з поданим звітом.

I. ПРИЗНАЧЕННЯ ТА СФЕРА ДІЇ РЕГЛАМЕНТУ

1. Регламент визначає правила та порядок повідомлення Інформаторами інформації про порушення законодавства (у тому числі інформації про обґрунтовані підозри щодо фактичного чи потенційного порушення законодавства, яке відбулося або може статися у Job Impulse Polska Sp. z o.o. або у компанії Групи, або інформацію про спробу приховати таке порушення закону).

2. Регламент визначає правила та порядок повідомлення про порушення, які застосовуються у Job Impulse Polska Sp. z o.o. та компаніях з Групи внутрішніх правил та/або етичних норм, які були встановлені на основі загальнозастосовного законодавства та залишаються ним відповідними.

3.Регламент призначений для забезпечення того, щоб повідомлення приймалися, аналізувалися, виявлялися на наявність порушень, оцінювалися з точки зору ризику та належним чином керувалися, а Інформатор був захищений від репресивних заходів.

II. КАНАЛИ ПОВІДОМЛЕННЯ ПРО ПОРУШЕННЯ

1. Job Impulse Polska та компанії з групи надають канали для повідомлення про порушення, які забезпечують конфіденційність особи, яка повідомляє, та осіб, зазначених у Повідомленні і надають доступ до цієї інформації лише особам, які беруть участь у розслідуванні.

Повідомлення має містити щонайменше:

a. короткий виклад фактів, b. зазначення будь-яких доказів, наприклад, документів, імен та прізвищ свідків, c. дату та місце Порушення.

3. Повідомлення може бути здійснено з наданням персональних даних, що дозволяють ідентифікувати та зв’язатися з Інформатором, але також анонімно.

4. Форма повідомлення про порушення додається у додатку №1 до Регламенту. Його можна використовувати незалежно від обраного методу повідомлення.

5. Повідомлення може бути здійснено:

  • електронною поштою на адресу: naruszenia@jobimpulse.pl
  • надсиланням паперового повідомлення на адресу: Job Impulse Polska Sp. z o.o. (або назва компанії з групи) вул. Ptasia 10, 60-319 Poznań, з анотацією: «порушення».

Співробітник, який отримав конверт з з анотацією «порушення», зобов’язаний не відкривати конверт і негайно передати особі, зазначеній у Регламенті як таку, що приймає заяву.

  • надсиланням повідомлення за допомогою контактної форми, доступної на вебсайті www.jobimpulse.pl

6. Відповідальним за прийом повідомлення є керівник юридичного відділу

7. Заявник отримує підтвердження про отримання Повідомлення протягом 7 днів з дня його отримання особою, відповідальною за отримання повідомлень, хіба що заявник не вказав адресу, на яку має бути надіслано підтвердження.

III. КОМІСІЯ

1.Комісія уповноважена відстежувати та спілкуватися з інформатором складається з 4-6 членів.

2. До постійного складу Комісії входять:

  • Голова Правління,
  • Директор HR,
  • Керівник юридичного відділу,
  • Співробітник, відповідальний за діяльність, пов’язану з CSR.

3. Склад Комісії може бути – залежно від обставин, предмета та характеру даного Повідомлення – доповнений призначенням додаткових осіб до складу Комісії.

4. Доповнення складу Комісії, зазначеного в абз. 3 відбувається шляхом усних домовленостей або електронною поштою в постійному складі.

5. Голова Правління має право включати до роботи та складу Комісії інших членів Правління.

6. Керівник юридичного відділу відповідає за адміністративне обслуговування Комісії, включаючи підготовку та зберігання всієї документації Комісії.

7. Якщо цього вимагають обставини, Комісія має право призначити осіб із числа Працівників для надання допомоги мериторичного змісту.

8. Комісія є органом, що надає висновки. Його основне завдання – розпочати розслідування з метою встановлення всіх обставин, що містяться в Повідомленні.

9. При проведенні розслідування Комісія:

  • досліджує всі обставини з метою всебічного пояснення справи,
  • керується принципом об’єктивності та незалежності при оцінці зібраної інформації,
  • намагається завершити розслідування справи якомога швидше.

10. Комітет має право звертатися та отримувати від організаційних підрозділів та всіх Співробітників пояснення чи документацію, які можуть сприяти роз’ясненню Повідомлень.

11. Члени Комісії діють на підставі письмового дозволу Компанії та компаній з Групи та зобов’язані зберігати конфіденційність щодо інформації та персональних даних, отриманих у рамках отримання та перевірки звіту та вжиття наступних заходів, у тому числі після припинення трудових відносин або інших правовідносин, у межах яких вони здійснювали цю діяльність.

IV. РОЗГЛЯД ПОВІДОМЛЕНЬ

1.Комісія розглядає кожне Повідомлення без невиправданих затримок, об’єктивно та неупереджено.

2. Максимальний термін надання сповіщувачу зворотньої інформації становить 3 місяці з моменту підтвердження отримання повідомлення або, у разі ненадання підтвердження сповіщувачу, 3 місяці після закінчення 7 днів з моменту здійснення повідомлення.

3. Якщо член Комісії перебуває у відносинах з особою, про яку йдеться у Повідомленні, які можуть викликати сумніви щодо неупередженості, або якщо Повідомлення, що розглядається, стосується прямо чи опосередковано члена Комісії, цей член виключається з провадження справи.

4. На основі попереднього аналізу Повідомлення Комісія визначає план дій з метою з’ясування питань, що містяться в Повідомленні.

5. Після проведення розслідування Повідомлення може вважатися:

a. обґрунтованим, вживаються коригувальні дії, b. необґрунтованим (без знаходження підтвердження), заява анулюється.

6. Зворотня інформація, про яку йдеться у абз. 2 містить, зокрема, інформацію про те, чи було виявлено порушення закону та будь-які заходи, які були або будуть застосовані у відповідь на виявлені порушення закону.

7. До осіб, які вчиняють правопорушення, вживаються відповідні заходи, зокрема:

a.накладаються стягнення відповідно до КЗпП,
b. зменшується сума або тимчасово позбавляють працівника заохочувальної премії,
c. припиняються трудові відносини з працівником, у тому числі рипиняються трудові відносини без попередження, з вини працівника,
d. договір про співпрацю припиняється з особами, з якими він має іншу форму співпраці, ніж трудова діяльність працівника.

8. Якщо в рамках вжитих заходів були помічені обставини, що свідчать про вчинення злочину, Комісія зобов’язана негайно повідомити про це компетентні правоохоронні органи.

9. У межах своєї компетенції Комісія має право надавати Товариствам рекомендації, зокрема в частині:

a. внесення змін та дій для зменшення кількості порушень,
b. зміцнення організаційної культури з метою підвищення лояльності до даної компанії з групи.

10.Кожне Повідомлення, отримане Комісією, має бути задокументовано та отримати обліковий номер. Після завершення розслідування Комісія складає звіт.

V. РЕЄСТР ПОВІДОМЛЕНЬ ТА ПОРУШЕНЬ

1. Керівник юридичного відділу опрацьовує та систематично веде Реєстр Повідомлень, що містить інформацію про всі Повідомлення та Порушення.

2. Керівник юридичного відділу раз на рік (у грудні) надає правлінню інформацію, про кількість Повідомлень та кількість Порушень.

3. Реєстр повідомлень містить як мінімум: номер повідомлення, предмет порушення закону, особисті дані інформатора та особи, якої стосується повідомлення, – необхідні для ідентифікації цих осіб, контактну адресу інформатора, дату повідомлення, відомості про вжиті подальші дії та дату завершення справи.

4. Реєстр звітів є конфіденційним, а персональні дані та інша інформація, що міститься в Реєстрі звітів, зберігаються протягом 3 років після закінчення календарного року, в якому були завершені наступні заходи, або після завершення розгляду, ініційованого цими діями.

VI. КОНФІДЕНЦІЙНІСТЬ, АНОНІМНІСТЬ ТА ЗАБОРОНА ЗДІЙСНЕННЯ РЕПРЕСИВНИХ ЗАХОДІВ

1. Комісія зобов’язана забезпечувати захист даних особи, яка здійснює повідомлення. Виняток становить ситуація, коли розкриття Комісією даних особи, яка повідомляє, є обов’язком, що випливає із загальних положень законодавства.

2. Усі дані, що містяться в Повідомленні, та дії, вжиті відповідно до Регламенту, вважаються конфіденційними та не будуть розголошуватися іншим особам, за винятком випадків, необхідних для проведення розслідування відповідно до Регламенту

3. Провадження є конфіденційним, що означає, що члени Комісії та інші особи, які беруть участь у проведенні Комісією розслідування, зобов’язані зберігати інформацію в таємниці.

4. Компанія забезпечує захист особи, яка повідомляє, від можливих репресивних заходів, а також від переслідувань, дискримінації та інших форм виключення чи домагання з боку інших працівників.

5. Під час розгляду повідомлень усі учасники провадження зобов’язані проявити належну ретельність, щоб уникати прийняття рішень на підставі неправильних та необґрунтованих звинувачень, що не підтверджені фактами та зібраними доказами, та з повагою до гідності та доброго імені працівників та особи, яких стосується повідомлення.

VII. ЗАХИСТ ПЕРСОНАЛЬНИХ ДАНИХ

1. Збереження конфіденційності покликане гарантувати заявнику почуття безпеки і звести до мінімуму ризик дій у відповідь або репресивних дій. Інформатор, який склав повідомлення та чиї персональні дані були неправомірно розкриті, повинен негайно повідомити ситуацію Комісію, яка зобов’язана вжити заходів для захисту інформатора.

2. Особа інформатора, а також вся інформація, що дозволяє його або її ідентифікувати, не будуть розкриті організаціям, які торкнулися повідомлення, третім особам або іншим співробітникам та партнерам організації. Особистість інформатора, а також інша інформація, що дозволяє його ідентифікувати, можуть бути розкриті лише в тому випадку, якщо таке розкриття є необхідним та пропорційним зобов’язанням, які випливають із загальнозастосовуваних положень закону в контексті розглядів, що проводяться національною владою. На особистість осіб, порушених у повідомленні, поширюються вимоги конфіденційності так само, як і собистість інформатора.

3. Організація обробляє персональні дані в обсязі, необхідному для вжиття повідомлення та вжиття наступних заходів. Персональні дані, не важливі для розпізнавання повідомлення, не збираються, а у разі збору видаляються. Ці персональні дані видаляються протягом 14 днів з моменту встановлення того, що вони не стосуються справи.

VIII. ЗОВНІШНЄ ПОВІДОМЛЕННЯ

1. У будь-якому випадку повідомлення також може бути направлене Омбудсмену або державному органу в обхід процедури, передбаченої Регламентом, зокрема, якщо: протягом строку надання зворотного зв’язку, встановленого Регламентом, суб’єкт не надасть зворотну інформацію Інформатору або Інформатор має розумні підстави вважати, що порушення закону може являти собою пряму чи очевидну загрозу громадським інтересам, зокрема існує ризик заподіяння непоправної шкоди, або складання внутрішнього звіту зазнає його дій у відповідь, або у разі складання внутрішнього звіту ймовірність ефективної протидії порушенню законодавства з боку Суб’єкта малоймовірна в силу конкретних обставин справи, таких як можливість приховування чи знищення доказів чи можливість змови між Суб’єктом та винуватцем порушення чи участь суб’єкта у порушенні закону.

2. Повідомлення, подане омбудсмену або державному органу без внутрішнього звіту, не тягне за собою позбавлення інформатора захисту, гарантованого положеннями Закону про захист інформаторів.

3. Відповідно до Закону від 14 червня 2024 року про захист інформаторів можливість подання зовнішніх повідомлень набирає чинності з 25 грудня 2024 року.

IX. ЗАКЛЮЧНІ ПОЛОЖЕННЯ

1. Регламент доступний в Репозитарії документів та на веб-сайті www.jobimpulse.pl Кожен Співробітник зобов’язаний ознайомитися з Регламентом і дотримуватися його правил. Заява, що входить до складу додатка №2, зберігається в особових справах.

2. Регламент набирає чинності з 25.09.2024.

Додатки до Регламенту:

  1. Форма повідомлення.
  2. Заява про ознайомлення з Регламентом.
  3. ОБРОБКА ПЕРСОНАЛЬНИХ ДАНИХ – ІНФОРМАЦІЯ