REGULAMIN ZGŁASZANIA NARUSZEŃ I CHRONY SYGNALISTÓW

W „Job Impulse Polska” sp. z o.o. dalej „Spółka” oraz w spółkach z Grupy
(Job Abroad Sp. z o.o.; Job Outsourcing Sp. z o.o.)

TABELA ZMIAN

Lp.	Wydanie/Data	Opis zmiany
1.	1/2021-12 -02	…
2.	2/2024-09-25	Aktualizacja Regulaminu w związku z Ustawą z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów.

WSTĘP

W celu zapewnienia prawidłowego działania Spółki oraz spółek z Grupy niezbędne jest umożliwienie zgłaszania zaobserwowanych działań niezgodnych z obowiązującym prawem, regulacjami wewnętrznymi Spółki oraz spółek z Grupy i/lub też działań nieetycznych, poprzez skuteczny system zgłaszania naruszeń

Kultura otwartości, uczciwości, różnorodności związana z realizacją Regulaminu jest dezaprobatą dla zachowań niezgodnych z prawem lub standardami etycznymi przyjętymi przez Job Impulse Polska oraz spółki z Grupy.

Regulamin określa, w jaki sposób można zgłaszać ewentualne naruszenia, kto i w jaki sposób je weryfikuje. Celem Regulaminu jest zapewnienie, że zgłoszenia o naruszeniach zostaną przyjęte, poddane analizie, a osoba zgłaszająca je będzie chroniona przed działaniami odwetowymi. Z chwilą zgłoszenia naruszenia, informacje zawarte w zgłoszeniu będą ujawniane wyłącznie osobom zaangażowanym w postępowanie wyjaśniające.

Regulamin Zgłaszania Naruszeń i Ochrony Sygnalistów został opracowany w wykonaniu obowiązków oraz rekomendacji wynikających z Ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów, które to związane są z dyrektywą Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii (Dz.Urz.UE.L 305 z 26.11.2019, str.17 oraz Dz.Urz.UE.L 347 z 20.10.2020, str.1).

Procedury zawartej w Regulaminie nie stosuje się, jeżeli naruszenie prawa godzi wyłącznie w prawa zgłaszającego lub zgłoszenie naruszenia prawa następuje wyłącznie w indywidualnym interesie zgłaszającego. W takich sytuacjach niniejszy Regulamin nie wyklucza zgłaszania naruszeń w normalnym toku wykonywania obowiązków służbowych bezpośrednio do przełożonych lub osób odpowiadających za dany obszar.

DEFINICJE:

1. Dane osobowe – wszelkie informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej („osobie, której dane dotyczą”); możliwa do zidentyfikowania osoba fizyczna to osoba, którą można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować, w szczególności na podstawie identyfikatora takiego jak imię i nazwisko, numer identyfikacyjny, dane o lokalizacji, identyfikator internetowy lub jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość osoby fizycznej.

2. Działanie Odwetowe – bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie w kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane zgłoszeniem lub ujawnieniem publicznym i które narusza lub może naruszyć prawa sygnalisty lub wyrządza lub może wyrządzić nieuzasadnioną szkodę sygnaliście, w tym
bezpodstawne inicjowanie postepowań przeciwko sygnaliście.

3. Komisja – zespół upoważniony do podejmowania działań następczych i komunikacji z Sygnalistą.

4. Naruszenie – działanie lub zaniechanie niezgodne prawem lub mające na celu obejście prawa, dotyczące:

• Korupcji,
• Zamówień publicznych,
• Usług, produktów i rynków finansowych,
• Przeciwdziałania praniu brudnych pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu,
• Bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami,
• Bezpieczeństwa transportu,
• Ochrony środowiska,
• Ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego,
• Bezpieczeństwa żywności i pasz,
• Zdrowia i dobrostanu zwierząt,
• Zdrowia publicznego,
• Ochrony konsumentów,
• Ochrony prywatności i danych osobowych,
• Bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych,
• Interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostkisamorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej,
• Rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasadkonkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych,
• Konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące w stosunkachjednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymiw punktach powyżej.

5. Rejestr Zgłoszeń – oznacza rejestr zawierający informacje o wszystkich Zgłoszeniach oraz Naruszeniach w Job Impulse Polska i spółkach z Grupy.

6. RODO – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem Wersja 2, obowiązuje od: 20240925 danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych).

7. Sygnalista – rozumie się przez to osobę fizyczną, która dokonuje zgłoszenia o naruszeniu prawa w kontekście związanym z pracą, niezależnie od zajmowanego stanowiska, formy zatrudnienia czy współpracy.

8. Zgłoszenie – rozumie się przez to informacje o naruszeniu prawa, dokonane za pośrednictwem przeznaczonych do tego kanałów komunikacji.

9. Osoba, której dotyczy zgłoszenie – rozumie się przez to osobę fizyczną , osobę prawną lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, której Ustawa przyznaje zdolność prawną, wskazaną w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym, jako osoba, która dopuściła się naruszenia prawa lub jako osoba, z która osoba, która dopuściła się naruszenia prawa jest powiązana.

10. Działaniu następczym – rozumie się przez to postępowanie prowadzone w związku ze złożonym zgłoszeniem.

I. CEL I ZAKRES REGULAMINU

1. Regulamin określa zasady i tryb zgłaszania przez Sygnalistów informacji o naruszeniu prawa (w tym informacji o uzasadnionym podejrzeniu dotyczącym zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w Job Impulse Polska Sp. z o.o. lub w spółce z Grupy lub informacji dotyczącej próby ukrycia takiego naruszenia prawa).

2. Regulamin określa zasady i tryb zgłaszania naruszeń dotyczących obowiązujących w Job Impulse Polska Sp. z o.o. oraz spółkach z Grupy regulacji wewnętrznych i/lub standardów etycznych, które zostały ustanowione na podstawie przepisów prawa powszechnie obowiązującego i pozostają z nimi zgodne.

3. Regulamin ma na celu zapewnienie, że Zgłoszenia zostaną przyjęte, poddane analizie, zidentyfikowane pod kątem wystąpienia Naruszeń, oszacowane z punktu widzenia ryzyka i właściwie zarządzone, a Sygnalista będzie chroniony przed Działaniami Odwetowymi.

II. KANAŁY ZGŁASZANIA NARUSZEŃ

1. Job Impulse Polska oraz spółki z Grupy udostępniają kanały zgłaszania zapewniające poufność tożsamości osoby zgłaszającej i osób wymienionych w Zgłoszeniu oraz umożliwiają dostęp do tych informacji tylko osobom biorącym udział w postępowaniu wyjaśniającym.

2. Zgłoszenie, powinno zawierać co najmniej:

a. krótkie przedstawienie stanu faktycznego,
b. wskazanie ewentualnych dowodów np. dokumentów, imion i nazwisk świadków,
c. datę oraz miejsce Naruszenia.

3. Zgłoszenie może być dokonane z podaniem danych osobowych, umożliwiających identyfikację i nawiązanie kontaktu z Sygnalistą, ale też anonimowo.

4. Formularz zgłoszenia naruszenia stanowi Załącznik nr 1 do Regulaminu. Można z niego korzystać, bez względu na wybrany sposób zgłoszenia.

5. Zgłoszenie może być dokonane poprzez:

• drogę mailową na adres: naruszenia@jobimpulse.pl
• wysłanie wiadomości w formie papierowej na adres: Job Impulse Polska Sp. z o.o. (lub nazwa spółki z Grupy) ul. Ptasia 10, 60-319 Poznań, z dopiskiem: „naruszenie”.

Pracownik otrzymujący kopertę z dopiskiem „naruszenie” zobowiązany jest do nieotwierania koperty i niezwłocznego przekazania jej do osoby wskazanej w Regulaminie, jako przyjmującej zgłoszenie.

• przesłanie wiadomości poprzez wykorzystanie formularza kontaktowego udostępnionego na stronie www.jobimpulse.pl

6. Osobą odpowiedzialną za przyjmowanie zgłoszeń jest kierownik działu prawnego.

7. Zgłaszający otrzymuje potwierdzenie przyjęcia Zgłoszenia w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania przez osobę odpowiedzialną za przyjmowania Zgłoszeń, chyba że zgłaszający nie podał adresu, na który należy przekazać potwierdzenie.

III. KOMISJA

1. Komisja upoważniona do działań następczych i komunikacji z Sygnalistą składa się z 4 do 6 członków.

2. Stały skład Komisji obejmuje:

• Prezesa Zarządu,
• Dyrektora HR,
• Kierownika działu prawnego,
• Pracownika odpowiedzialnego za działania związane z obszarem CSR

3. Skład Komisji może być – w zależności od okoliczności, przedmiotu i charakteru danego Zgłoszenia – uzupełniany poprzez powołanie do Komisji dodatkowych osób.

4. Uzupełnienie składu Komisji o którym mowa w ust. 3 powyżej następuje w drodze ustnych lub mailowych ustaleń w stałym składzie.

5. Prezes Zarządu ma prawo włączyć do prac i składu Komisji pozostałych Członków Zarządu.

6. Kierownik działu prawnego odpowiedzialny jest za obsługę administracyjną Komisji, w tym za sporządzenie i przechowywanie wszelkiej dokumentacji Komisji.

7. Jeśli okoliczności będą tego wymagały, Komisja ma prawo wskazać osoby spośród Pracowników do pomocy merytorycznej.

8. Komisja jest organem opiniodawczym. Jej głównym zadaniem jest wszczęcie postępowania wyjaśniającego w celu ustalenia wszystkich okoliczności zawartych w Zgłoszeniu.

9. Prowadząc postępowanie wyjaśniające Komisja:

• bada wszystkie okoliczności w celu wszechstronnego wyjaśnienia sprawy,
• kieruje się zasadą obiektywizmu i niezależności w ocenie zebranych informacji,
• dąży do możliwie najszybszego zakończenia badania sprawy.

10. Komisja uprawniona jest do kontaktowania się oraz uzyskiwania od jednostek organizacyjnych oraz wszystkich Pracowników, wyjaśnień lub dokumentacji, które mogą przyczynić się do wyjaśnienia Zgłoszeń.

11. Członkowie Komisji działają na podstawie pisemnego upoważnienia Spółki oraz spółek z Grupy i są zobowiązani do zachowania tajemnicy w zakresie informacji i danych osobowych, które uzyskały w ramach przyjmowania i weryfikacji zgłoszenia oraz podejmowania działań następczych, także po ustaniu stosunku pracy lub innego stosunku prawnego, w ramach którego wykonywały te czynności.

IV. ROZPATRYWANIE ZGŁOSZEŃ

1. Komisja rozpatruje każde Zgłoszenie bez zbędnej zwłoki, a także w sposób obiektywny i bezstronny.

2. Maksymalny termin na przekazanie zgłaszającemu informacji zwrotnej wynosi 3 miesiące od potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia lub, w przypadku nieprzekazania potwierdzenia zgłaszającemu, 3 miesiące od upływu 7 dni od dokonania zgłoszenia.

3. Jeśli członek Komisji pozostaje z osobą, której dotyczy Zgłoszenie w stosunku, który mógłby budzić wątpliwości co do bezstronności lub jeśli rozpatrywane Zgłoszenie dotyczy pośrednio lub bezpośrednio członka Komisji, członek ten zostaje wyłączony w danym postępowaniu.

4. Komisja na podstawie wstępnej analizy Zgłoszenia określa plan działania w celu wyjaśnienia zagadnień zawartych w Zgłoszeniu.

5. Po przeprowadzeniu postępowania wyjaśniającego zgłoszenie może zostać uznane za:

a. zasadne i wówczas podejmowane są działania naprawcze,
b. bezzasadne (nieznajdujące potwierdzenia) i wówczas oddala się zgłoszenie.

6. Informacja zwrotna, o której mowa w ust. 2 obejmuje w szczególności informacje o stwierdzeniu bądź braku stwierdzenia wystąpienia naruszenia prawa Wersja 2, obowiązuje od: 20240925 i ewentualnych środkach, które zostały lub zostaną zastosowane w reakcji na stwierdzone naruszenia prawa.

7. Wobec osób dopuszczających się naruszeń podejmuje się adekwatne środki, w szczególności:

a. wymierza się kary porządkowe na podstawie kodeksu pracy,
b. obniża się lub czasowo pozbawia pracownika premii uznaniowych,
c. rozwiązuje się z pracownikiem stosunek pracy, włącznie z rozwiązaniem stosunku pracy bez wypowiedzenia, z winy pracownika,
d. rozwiązuje się umowę o współpracy z osobami, z którymi łączy inna forma współpracy niż zatrudnienia pracownicze.

8. Gdyby w ramach podjętych działań dostrzeżono okoliczności wskazujące na popełnienie przestępstwa, Komisja zobowiązana jest do niezwłocznego zawiadomienia właściwych organów ścigania.

9. Komisja w ramach swoich kompetencji ma prawo wydać Spółkom rekomendacje w szczególności w zakresie:

a. wdrażania zmian i działań w celu zmniejszenia liczby Naruszeń,
b. wzmacniania kultury organizacyjnej, w celu zwiększania lojalności wobec danej spółki z Grupy.

10. Każde Zgłoszenie, które trafi do Komisji musi być udokumentowane i otrzymać numer wewnętrzny. Po zakończeniu postępowania wyjaśniającego sporządzany jest przez Komisję raport.

V. REJESTR ZGŁOSZEŃ I NARUSZEŃ

1. Kierownik działu prawnego opracowuje i systematycznie prowadzi Rejestr Zgłoszeń zawierający informacje o wszystkich Zgłoszeniach oraz Naruszeniach.

2. Kierownik działu prawnego raz w roku (w grudniu) przedstawia Zarządowi informacje zawierającej liczbę Zgłoszeń oraz liczbę Naruszeń.

3. Rejestr Zgłoszeń zawiera co najmniej: numer zgłoszenia, przedmiot naruszenia prawa, dane osobowe Sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie – niezbędne do identyfikacji tych osób, adres do kontaktu Sygnalisty, datę dokonania zgłoszenia, informację o podjętych działaniach następczych, datę zakończenia sprawy.

4. Rejestr Zgłoszeń prowadzony jest z zachowaniem zasad poufności, a dane osobowe oraz pozostałe informacje w rejestrze zgłoszeń są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze lub po zakończeniu postepowań zainicjowanych tymi działaniami.

VI. POUFNOŚĆ, ANONIMOWOŚĆ I ZAKAZ PODEJMOWANIA DZIAŁAŃ ODWETOWYCH

1. Komisja zobowiązana jest zapewnić osobie zgłaszającej ochronę jej tożsamości. Wyjątkiem jest sytuacja, w której ujawnienie przez Komisję tożsamości osoby zgłaszającej jest obowiązkiem wynikającym z powszechnie obowiązujących przepisów prawa.

2. Wszelkie dane zawarte w Zgłoszeniu oraz czynności podejmowane w ramach Regulaminu traktowane są jako poufne i nie będą ujawniane do wiadomości innych osób, za wyjątkiem zakresu niezbędnego do przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego zgodnie z Regulaminem.

3. Postępowanie ma charakter poufny, co oznacza, że członkowie Komisji oraz inne osoby uczestniczące w postępowaniu wyjaśniającym prowadzonym przez Komisję zobowiązane są zachować poufność informacji.

4. Osobie zgłaszającej Spółka zapewnia ochronę przed możliwymi działaniami odwetowymi, a także przed szykanami, dyskryminacją i innymi formami wykluczenia lub nękania przez innych pracowników.

5. Podczas rozpatrywania zgłoszeń wszyscy uczestnicy postępowania są zobowiązaniu do dołożenia należytej staranności, aby uniknąć podjęcia decyzji na podstawie chybionych i bezpodstawnych oskarżeń, niemających potwierdzenia w faktach i zebranych dowodach oraz z poszanowaniem godności i dobrego imienia pracowników i osób, których dotyczy zgłoszenie.

VII. OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH

1. Zachowanie poufności ma na celu zagwarantowanie poczucia bezpieczeństwa Sygnaliście oraz minimalizację ryzyka wystąpienia działań odwetowych lub represyjnych. Sygnalista, który dokonał zgłoszenia, a którego dane osobowe zostały w sposób nieuprawniony ujawnione, powinien niezwłocznie o zaistniałej sytuacji powiadomić Komisję, która zobowiązana jest podjąć działania mające na celu ochronę Sygnalisty.

2. Tożsamość Sygnalisty, jak również wszystkie informacje umożliwiające jego identyfikację, nie będzie ujawniana podmiotom, których dotyczy zgłoszenie, osobom trzecim ani innym pracownikom i współpracownikom podmiotu. Tożsamość Sygnalisty, jak również inne informacje umożliwiające jego identyfikację mogą zostać ujawnione jedynie wtedy, gdy takie ujawnienie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z powszechnie obowiązujących przepisów prawa w kontekście prowadzonych przez organy krajowe postępowań. Tożsamość podmiotów, których dotyczy zgłoszenie, podlega wymogom zachowania poufności w analogicznym zakresie, co tożsamość Sygnalisty.

3. Podmiot przetwarza dane osobowe w zakresie niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia oraz podjęcia działań następczych. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpoznania zgłoszenia nie są zbierane, a w przypadku zebrania są usuwane. Usunięcie tych danych osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.

VIII. ZGŁOSZENIE ZEWNĘTRZNE

1. Zgłoszenie może w każdym przypadku nastąpić również do Rzecznika Praw Obywatelskich lub organu publicznego z pominięciem procedury przewidzianej w Regulaminie, w szczególności gdy: w terminie na przekazanie informacji zwrotnej ustalonym w Regulaminie Podmiot nie przekaże informacji zwrotnej Sygnaliście lub Sygnalista ma uzasadnione podstawy by sądzić, że naruszenie prawa może stanowić
bezpośrednie lub oczywiste zagrożenie dla interesu publicznego, w szczególności istnieje ryzyko nieodwracalnej szkody, lub dokonanie zgłoszenia wewnętrznego narazi go na działania odwetowe, lub w przypadku dokonania zgłoszenia wewnętrznego istnieje niewielkie prawdopodobieństwo skutecznego przeciwdziałania naruszeniu prawa przez Podmiot z uwagi na szczególne okoliczności sprawy, takie jak możliwość ukrycia lub zniszczenia dowodów lub możliwość istnienia zmowy między Podmiotem a sprawcą naruszenia prawa lub udziału Podmiotu w naruszeniu prawa.

2. Zgłoszenie dokonane do Rzecznika Praw Obywatelskich lub organu publicznego z pominięciem zgłoszenia wewnętrznego nie skutkuje pozbawieniem Sygnalisty ochrony gwarantowanej przepisami ustawy o ochronie sygnalistów.

3. Zgodnie z Ustawą z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów, możliwość dokonywania zgłoszeń zewnętrznych wchodzi w życie z dniem 25 grudnia 2024 r.

IX. POSTANOWIENIA KOŃCOWE

1. Regulamin jest dostępny w Repozytorium Dokumentów oraz na stronie www.jobimpulse.pl Każdy Pracownik zobowiązany jest do zapoznania się z Regulaminem i przestrzegania jego zasad. Oświadczenie stanowiące załącznik nr 2 przechowywane jest w aktach osobowych.

2. Regulamin wchodzi w życie z dniem 25.09.2024 r.

Załączniki do Regulaminu:

1. Formularz Zgłoszenia
2. Oświadczenie o zapoznaniu się z Regulaminem
3. Klauzula informacyjna RODO