Sezonowość produkcji – wysoki sezon na zakładzie a pracownicy tymczasowi
Wysoki sezon w produkcji nie jest już tym samym, co kiedyś. Zaczyna się wcześniej i trwa dłużej. Warto zrobić wszystko, by jak najlepiej odpowiedzieć w tym czasie na potrzeby klientów. Sezonowość produkcji i sprzedaży może bowiem oznaczać, że potrzebne będzie wsparcie z zewnątrz. Czy tradycyjna rekrutacja pracowników stałych to jedyne rozwiązanie? Nie – wysoki sezon to czas, w którym firmy produkcyjne szczególnie mogą odczuć korzyści z zatrudniania pracowników tymczasowych!
Wysoki sezon: dużo pracy, mało czasu
W dużych firmach produkcyjnych wysoki sezon i zwiększone zapotrzebowanie na pracowników nie jest zaskoczeniem. Sezonowość produkcji powtarza się co roku, a zamówienia często spływają nawet kilka miesięcy wcześniej. Co wobec tego powoduje, że dodatkowi pracownicy są potrzebni „na już”?
Najczęściej jest to najczarniejszy scenariusz: brak rąk do pracy, przestoje i opóźnienia. Rozdźwięk między popytem na pracę a dostępnymi zasobami zawsze powoduje jednak duży stres i niepewność. A gdy powtarza się co sezon, to… zdecydowanie warto zacząć działać odpowiednio wcześnie. Kiedy? Kwestia zwiększenia zatrudnienia w wysokim sezonie wymaga strategicznego podejścia: planowania i szukania skutecznych rozwiązań z dużym wyprzedzeniem.
Rozmowy z agencją pracy tymczasowej warto podjąć już na początku roku lub nawet na koniec poprzedniego wysokiego sezonu. Można wówczas ustalić wstępne zapotrzebowanie na pracowników czy terminy rozpoczęcia pracy. W razie potrzeby te ustalenia można modyfikować. Są one jednak dobrą podstawą dla agencji pracy – dzięki nim można zaplanować rekrutację tak, by zdążyć przed wysokim sezonem.
Warto mieć na uwadze, że od kilku lat wysoki sezon w niektórych branżach rozpoczyna się wcześniej niż dotychczas. Przykładem są firmy e-commerce: sklepy oraz obsługujące je magazyny i centra logistyczne. Do niedawna zwiększone zapotrzebowanie na pracowników odnotowywano od jesieni do końca roku. Obecnie kupujemy przez internet częściej i więcej – a to powoduje, że sezon zaczyna się już w kwietniu-maju:
- w kwietniu 2024 roku zatrudniliśmy w e-commerce aż o 53% więcej pracowników niż w kwietniu 2023 roku;
- w maju 2024 roku zatrudniliśmy w e-commerce o 10% więcej osób niż w maju ubiegłego roku.
Przeszkody na horyzoncie – co dodatkowo może utrudniać sytuację w firmie produkcyjnej?
Długie procesy rekrutacyjne nie idą w parze z nagłym wzrostem zapotrzebowania na pracowników. A to tylko jedna z przeszkód, jakie mogą pojawić się wraz z nadejściem wysokiego sezonu. Co jeszcze może utrudniać utrzymanie odpowiedniej produktywności?
- Złożone formalności związane z zatrudnieniem. W wysokim sezonie nie ma czasu na wieloetapowe rekrutacje, z rozmowami, case studies i zadaniami próbnymi. I o ile ten etap można pominąć, to kolejne: szkolenia BHP, badania lekarskie, wdrożenie do pracy, podpisywanie dokumentów to konieczność.
Jak to rozwiązać? Gdy firmie zależy na czasie, warto przenieść część tych procesów „na zewnątrz”, np. zlecając je agencji pracy tymczasowej.
- Duża rotacja pracowników. Osoby zatrudniane na krótki okres są mniej lojalne wobec pracodawcy – nie przywiązują się do miejsca pracy ani do zespołu. Jeśli znajdą inną, atrakcyjniejszą ofertę, mogą szybko opuścić dotychczasowego pracodawcę.
Jak temu zapobiegać? Można to robić już na etapie rekrutacji: dbając o właściwe kryteria doboru kandydatów, a także o pokazanie potencjalnym pracownikom wartości: dobrego wynagrodzenia, warunków pracy, dodatkowych benefitów.
- Przeciążenie stałych pracowników – do takiej sytuacji dochodzi, gdy nie uda się pozyskać dodatkowych członków zespołu na czas zwiększonego zapotrzebowania. Stali pracownicy muszą wówczas pracować w nadgodzinach, planować urlopy na późniejszy czas – to wszystko źle wpływa na morale zespołu i motywację do pracy.
Jak temu zapobiegać? Przede wszystkim – odpowiednio wcześnie. Jeśli to możliwe, warto postawić na wsparcie w postaci pracowników tymczasowych, którzy odciążą stały zespół w wykonywaniu prostszych zadań. Dobrym rozwiązaniem jest także motywowanie pracowników: finansowe, np. za pomocą premii i benefitów oraz pozafinansowe.
Jakie branże najczęściej potrzebują dodatkowego wsparcia?
Sezonowość produkcji i sprzedaży to codzienność w wielu firmach. W branży e-commerce takich pików sprzedażowych notuje się kilka: w okresie okołoświątecznym, podczas styczniowych wyprzedaży, przed wakacjami czy rozpoczęciem roku szkolnego. Sklepy internetowe nie działają w próżni – wpływają m.in. na branżę logistyczną. Wyższa sprzedaż w e-commerce może sprawiać, że dodatkowi pracownicy będą potrzebni także w magazynach czy firmach transportowych.
W sektorze produkcji sezonowość w dużym stopniu zależy od branży. Dla firm związanych z przetwórstwem spożywczym czy rolnictwem czasem „żniw” jest lato. Zakłady produkujące kosmetyki czy farmaceutyczne zwiększają produkcję w sezonie jesienno-zimowym. Sezonowość dotyczy nie tylko produkcji. Zwiększona sprzedaż przekłada się również na wzrost zapotrzebowania na pracowników w obszarze obsługi klienta, np. w call center.
To tylko kilka przykładów. Czy sezonowość dotyczy również Twojej firmy? Warto to obserwować – analizując wyniki sprzedaży, liczbę zamówień w poszczególnych miesiącach czy informacje o przepracowanych nadgodzinach.
Od problemu do rozwiązania: co robić, by szybko poprawić efektywność i terminowość?
W wielu branżach wysoki sezon to tylko 2-3 miesiące w roku. Warto zrobić wszystko, by nie stracić tej szansy na wyższą sprzedaż! Konsekwencje mogą być zresztą znacznie poważniejsze niż tylko niższy przychód. Gdy firma nie jest w stanie sprostać zapotrzebowaniu rynku na produkty i usługi, może ponosić straty wizerunkowe, tracić klientów i dotychczasową dobrą opinię.
Jakie korzyści osiągnie Twoja firma, gdy skorzysta ze wsparcia agencji pracy tymczasowej w wysokim sezonie?
- Szybkie pozyskanie pracowników – agencje nie szukają pracowników tymczasowych „od zera”. Dysponują własnymi bazami kontaktów, z których mogą wybierać osoby odpowiednio przygotowane do wykonywania obowiązków na danym stanowisku. Do pracy sezonowej często zatrudniają również obcokrajowców. W takich przypadkach agencja bierze na siebie formalności związane z legalizacją pobytu i pracy osób z zagranicy.
- Sprawdzone kwalifikacje – to agencja pracy tymczasowej odpowiada za całość kwestii związanych z rekrutacją. W firmach, na których działalność wpływa sezonowość produkcji i sprzedaży, to szczególnie cenne – menedżerowie mogą w całości poświęcić się działalności operacyjnej, bez poświęcania czasu na udział w spotkaniach rekrutacyjnych.
- Mniej formalności – agencje pracy tymczasowej odpowiadają za kwestie związane z podpisywaniem umów, ewidencjonowaniem czasu pracy, legalizacją pracy cudzoziemców, szkoleniami BHP, wdrożeniem. Pracownicy są gotowi do wykonywania obowiązków już od pierwszego dnia.
- Duża elastyczność – sezonowość sprzedaży nie zawsze będzie oznaczała pracę na trzy zmiany, bez przerwy. Mogą pojawić się okresy, gdy popyt na pracę będzie zmniejszony. Zatrudnianie pracowników tymczasowych w wysokim sezonie pozwala odpowiedzieć na te zróżnicowane potrzeby. Nie trzeba zapewniać im określonej liczby godzin pracy miesięcznie (tak jak na etacie), a grafik można ustalać stosunkowo elastycznie.
- Mniejsze ryzyko związane z rotacją – odejścia pracowników sezonowych mogą się zdarzać, ale dzięki bogatej, stale rozbudowywanej bazie kandydatów agencji pracy tymczasowej można szybko uzupełnić braki kadrowe. To sposób na utrzymanie płynności zatrudnienia – a ta w wysokim sezonie produkcyjnym jest na wagę złota.
- Niższe koszty rekrutacji, zatrudnienia i kosztowo-płacowe. Współpraca z agencją to brak stałych zobowiązań. Koszty są ściśle powiązane z wykonywaną pracą, a nie z liczbą etatów. Firmy korzystające z usług agencji pracy tymczasowej mogą także oszczędzić na obsłudze kadrowo-płacowej – te obowiązki bierze na siebie agencja.
Niedobór pracowników w sektorze produkcji to problem, który będzie się pogłębiał. Przyczyną są m.in. zmiany demograficzne. Według danych z raportu Polskiego Instytutu Ekonomicznego do 2035 roku z rynku pracy ubędzie aż 400 tysięcy pracowników. Warto już teraz szukać elastycznych rozwiązań, które pomogą radzić sobie z tymi niekorzystnymi trendami. Firmy z branży produkcyjnej już się o tym przekonują: w 2023 roku to właśnie w tym sektorze pracowała większość (73%) pracowników tymczasowych. To wzrost o 8% w stosunku do ubiegłego roku.
