Optymalizacja zatrudnienia, czyli jak rozwiązać problem nierównomiernego obciążenia pracą?

Optymalizacja zatrudnienia to nic innego jak dostosowanie zasobów kadrowych do potrzeb i specyfiki danej firmy. Zależnie jednak od branży i okresu w roku wahania zapotrzebowania pracowników są bardzo duże. Jak upłynnić cały proces i rozwiązać problem nierównomiernego obciążenia pracą?

Idealną sytuacją dla większości firm jest stały poziom pracy w ciągu całego roku. Jeszcze lepszy jest stały, systematyczny wzrost produkcji powodujący rozwój organizacji. Występuje jednak tylko nieliczna grupa firm posiadająca komfort stabilnego obłożenia produkcji. Dużo częściej występuje nierównomierne obciążenie pracą zależnie od okresu w roku, które powoduje wiele problemów z organizacją i wydajnością.

Z czego wynika nierównomierne obciążenie pracą?

Nierównomierne obciążenie pracą w ciągu roku może wynikać z sezonowości, która występuje np. w branży AGD. Wielkość produkcji zależy od miesiąca – w ostatnim kwartale roku następuje jej duży wzrost, a w pierwszych miesiącach kolejnego roku – spowolnienie. Również w sieciach handlowych poziom zamówień zmienia się w ciągu roku. Mają na to wpływ nie tylko takie czynniki jak obsługa okresu Świąt Bożego Narodzenia, ale również planowane akcje promocyjne generujące wzrost zamówień. Taka sytuacja powoduje wiele wyzwań, z którymi przedsiębiorstwo musi sobie poradzić. Jednym z nich jest optymalizacja zatrudnienia.

Optymalizacja zatrudnienia w praktyce

Po zakończeniu wysokiego sezonu może się okazać, że firma posiada 100-200 pracowników ponad stan, dla których zabraknie zadań do wykonania. Dzieje się to często na przełomie roku, między IV a I kwartałem, i może stanowić duży problem dla przedsiębiorstwa. Na szczęście na rynku dostępne są skuteczne metody uniknięcia takiej sytuacji. Często spotykanym rozwiązaniem jest optymalizacja zatrudnienia ze wsparciem agencji pracy tymczasowej, takiej jak Job Impulse.

Dzięki wykorzystaniu agencji firma zyskuje dużą elastyczność w liczbie posiadanych pracowników. W każdym miesiącu personel może być dopasowany do aktualnych potrzeb. Trudności związane z zapewnieniem pracy dla załogi po piku produkcyjnym czy zamówieniowym przestają zatem istnieć. Dodatkowo sezonowość można odpowiednio zaplanować, dzięki czemu działania zapobiegawcze mogą zostać podjęte odpowiednio wcześnie.

Outsourcing procesów

A co w sytuacji, gdy zmienność dotyczy krótszego okresu czasu, np. tygodnia? W okresie pandemii bardzo mocno rozwinęła się sprzedaż internetowa. W wielu firmach ten kanał sprzedaży notuje duży wzrost, co może spowodować kilka istotnych kwestii koniecznych do rozwiązania. Jednym z nich jest nierównomierne obłożenie pracą w ciągu tygodnia. W branży fashion liczba zamówień do realizacji jest znacznie wyższa na początku tygodnia niż w pozostałe dni, co wynika z większej aktywności klientów w weekend. Aby zapewnić jak najkrótszy czas dostawy, zarówno firmy odzieżowe, jak i logistyczne muszą zwiększyć liczbę pracowników w poniedziałki i wtorki.

Usługa Job Outsourcing

Jak zagospodarować nadwyżkę personelu przez kilka kolejnych dni?

Odpowiedzią jest wsparcie firmy outsourcingowej, która wykona zadania z wykorzystaniem własnych pracowników i własnych narzędzi. Przykładem może być rozwiązanie funkcjonujące w firmie spod Poznania, obsługującej znane marki odzieżowe. Job Outsourcing opracował hybrydowy sposób umożliwiający obsługę pików zamówień w tygodniu. Aby zrealizować poweekendowy wzrost pracy, wdrożone zostały 3 zespoły pracownicze pracujące 3 dni, od niedzieli do wtorku. Łączna grupa 80-90 osób skutecznie wspiera obszar kompletacji.

Do pracy skierowana jest jeszcze jedna dodatkowa grupa pracowników pracująca cały tydzień. Dzięki takiemu rozwiązaniu firma optymalizuje swoje koszty, ponieważ pracownicy są kierowani do pracy tylko wtedy, gdy są faktycznie potrzebni. Dodatkową korzyścią jest uzyskanie dużej elastyczności w zarządzaniu zatrudnieniem w zależności od okresu sprzedażowego w roku. Job Outsourcing zapewnił klientowi dokładnie takie rozwiązanie, jakiego ten oczekiwał.